SECRETARIAT

Intitulé de la formation: Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Durée: 300 heures en centre de formation + 70 heures de stage en entreprise
Les acquis de la formation seront évalués par le passage du CCP 1 du titre professionnel de Secrétaire assistant.

Objectifs

  • Produire des documents professionnels courants
  • Rechercher et communiquer des informations
  • Assurer la traçabilité et la conservation des documents
  • Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
  • Assister une équipe dans la planification et l'organisation des activités

Profil et qualités requises

Public visé: toute personne souhaitant devenir secrétaire

Programme

· Produire des documents professionnels courants

Saisir et présenter des documents professionnels courants pour transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires, en utilisant l’application bureautique la plus appropriée à la production attendue ou le progiciel propre au secteur d’activité. Respecter les consignes, les chartes graphiques, les règles orthographiques et grammaticales.

 · Rechercher et communiquer des informations

A partir d’une demande du hiérarchique ou des collaborateurs, ou en fonction des besoins liés à l’activité propre du (de la) secrétaire-assistant(e), consulter des sources d’information identifiées, rechercher, sélectionner et exploiter des informations afin de les mettre à disposition du destinataire, interne ou externe, sous une forme adaptée au contenu et à la demande.

 · Assurer la traçabilité et la conservation des informations

Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers par les tiers habilités. Organiser de façon ergonomique le classement et l’archivage physiques et numériques selon les règles en vigueur, en tenant compte de l’évolution prévisible de l’activité et en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.

 · Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques

Afin de contribuer au bon fonctionnement du service et à la satisfaction des interlocuteurs, accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux consignes. Émettre et réceptionner des appels téléphoniques et assurer la transmission des messages selon les instructions reçues et dans les limites de sa délégation, en adoptant un ton et une expression adaptés.

 · Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités

Dans le respect des priorités, des délais et des contraintes budgétaires définis par la hiérarchie, anticiper, planifier les rendez-vous et organiser les réunions et les déplacements d’une équipe afin de contribuer à la bonne articulation des activités de l’équipe. Utiliser à bon escient les outils de planification et de gestion de temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs concernés des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles. Assurer l’organisation logistique des activités, établir les comptes rendus et le suivi des budgets correspondants.

 

Financer sa formation

Cette formation peut être financée:

  • dans le cadre de votre CPF
  • en partenariat avec le Pôle emploi

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